COMUNICATO STAMPA – CONTENUTO PROMOZIONALE
Bergamo, 25 settembre 2026 – Il software presenze ha preso il posto dei cartellini e dei fogli firma in molte aziende. Ogni timbratura registra ingressi, uscite, pause, ferie, permessi e assenze con la relativa causale, cioè il motivo che le giustifica, e per chi opera fuori sede anche il luogo della marcatura. L’insieme di queste informazioni ricostruisce nel dettaglio l’attività di ciascun dipendente e costituisce un patrimonio di dati personali che i software per la gestione del personale custodiscono in un unico archivio.
Per le aziende, garantire la riservatezza dei dati di presenza è una responsabilità che parte dalla conoscenza delle regole sulla privacy e passa dalla scelta e dalla configurazione del software.
Le informazioni raccolte con le timbrature rientrano nella disciplina europea sulla protezione dei dati, il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati), affiancata in Italia dal Codice privacy, adeguato al regolamento europeo nel 2018, e dallo Statuto dei Lavoratori, la legge del 1970 che tutela libertà e dignità di chi lavora. Sull’applicazione di queste norme vigila il Garante per la protezione dei dati personali, l’autorità che con i propri provvedimenti indica alle aziende come gestire i dati dei dipendenti nel rispetto della legge.
Tra i principi cardine del GDPR c’è la minimizzazione, secondo cui un’azienda può raccogliere soltanto i dati necessari allo scopo dichiarato.
I dipendenti devono inoltre ricevere l’informativa, il documento che spiega quali dati vengono raccolti, per quali finalità e per quanto tempo vengono conservati.
Al principio di minimizzazione si lega quello di proporzionalità, per cui gli strumenti adottati devono essere commisurati allo scopo, e che riguarda anche la scelta del metodo di timbratura. A questo proposito, con un provvedimento del 26 febbraio 2026, il Garante ha ribadito che l’ordinamento non consente di rilevare le presenze attraverso i dati biometrici, cioè le caratteristiche fisiche, come le impronte digitali, che identificano una persona in modo univoco, e che lo stesso obiettivo si può raggiungere con strumenti meno invasivi.
Alla luce della normativa di riferimento, uno degli aspetti a cui guardare con attenzione è la geolocalizzazione, cioè la capacità dello smartphone di individuare la propria posizione tramite il GPS, il sistema di posizionamento satellitare, e di comunicarla all’applicazione che la richiede. Il dato riguarda da vicino la sfera personale del lavoratore, perché rivela dove si trova in un preciso momento. In particolare, sarebbe preferibile evitare il monitoraggio continuo, che segue gli spostamenti per tutta la giornata e consente di ricostruire percorsi e tempi di permanenza.
Per questo motivo rientra tra gli strumenti di controllo a distanza, che lo Statuto dei Lavoratori consente solo per specifiche esigenze, come quelle organizzative o di sicurezza, e dopo un accordo sindacale o un’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
Per rilevare le presenze tramite geolocalizzazione nel rispetto della privacy è quindi preferibile adottare software presenze con
rilevazione puntuale, in cui la lettura della posizione coincide con il gesto della timbratura. Il software acquisisce le coordinate solo nell’istante della marcatura, in entrata e in uscita, della marcatura e le confronta con il luogo di lavoro previsto, per esempio la sede di un cliente o l’area di un cantiere. L’esito del confronto convalida la presenza.
Tra una timbratura e l’altra la posizione resta esclusa dalla rilevazione e il sistema non ha modo di ricostruire percorsi o soste. Una volta completata la verifica, inoltre, le coordinate possono essere cancellate, secondo le garanzie indicate dal Garante per la timbratura da smartphone.
Tra le piattaforme di riferimento per la rilevazione delle presenze nel pieno rispetto della normativa sulla privacy c’è Geobadge, il software per la gestione del personale sviluppato da Info-Bit, azienda della provincia di Bergamo che da oltre 30 anni affianca imprese con organizzazioni complesse.
La piattaforma riunisce vari metodi di timbratura adatti ai diversi contesti, compreso il rilevatore fisso con badge NFC, l’app mobile, ma anche QR Code e Tag NFC da collocare in azienda, presso un cliente o su un mezzo di trasporto. È consentito inoltre l’inserimento manuale delle ore da area web per gestire le eccezioni.
In Geobadge la geolocalizzazione è facoltativa e segue il modello della rilevazione puntuale, con il GPS del telefono che si attiva solo per validare la timbratura in corso e il sistema che salva unicamente l’esito della verifica, cioè l’indicazione di timbratura valida o non valida. I dati di localizzazione rimangono riservati, senza passaggi a soggetti terzi.
Per i cantieri e le zone con scarsa copertura di rete, la piattaforma dispone di una modalità offline, che salva la timbratura sul dispositivo e la trasmette al portale appena torna disponibile la connessione. L’orario delle timbrature da app viene registrato direttamente dai server, e questo assicura all’azienda e al dipendente un dato certo in caso di verifiche. Geobadge opera inoltre secondo standard certificati ISO 27001, la norma internazionale che fissa i requisiti per la gestione della sicurezza delle informazioni.
Una volta registrate, le timbrature confluiscono nel portale del software presenze, dove l’ufficio del personale le utilizza per calcolare le ore lavorate e preparare i dati per le buste paga. Da quel momento la tutela riguarda chi può consultarle e il modo in cui vengono custodite.
Nei software presenze come Geobadge, l’accesso alle informazioni è regolato da permessi per ruolo, che assegnano a ogni utente un perimetro definito. L’ufficio del personale lavora sui dati dell’intera azienda, mentre un responsabile può essere abilitato alla sola lettura, alla modifica o alla timbratura per conto dei lavoratori che coordina. Le causali di assenza richiedono un’attenzione particolare, perché il motivo di un’assenza, come una malattia o un permesso per assistere un familiare con disabilità, può lasciar intuire aspetti della vita privata che è corretto rendere visibili solo a chi deve gestirli.
Sul piano tecnico la protezione si basa sulla cifratura, il procedimento che rende i dati leggibili solo a chi possiede la chiave per decodificarli, applicata sia alle informazioni in transito tra app e server sia a quelle archiviate. A questa misura si affianca l’autenticazione a due fattori, che al momento dell’accesso richiede, oltre alla password, un secondo elemento di verifica come un codice temporaneo, e rende molto più difficile l’ingresso a chi si sia impossessato delle credenziali. Le copie di sicurezza, i cosiddetti backup, permettono di ripristinare i dati in caso di guasto o di incidente informatico, mentre regole di conservazione definite in anticipo limitano l’archiviazione al tempo necessario alle finalità della raccolta.
La tutela passa anche dalla trasparenza verso il lavoratore. Dall’area personale, su app o web, il dipendente consulta le proprie timbrature e il saldo di ferie e permessi, invia le richieste di assenza e riceve la busta paga, così da poter segnalare subito eventuali anomalie. Il dipendente può infine chiedere l’accesso ai propri dati o la loro cancellazione all’azienda, che in qualità di titolare del trattamento, cioè di soggetto che decide come e perché utilizzarli, gestisce la richiesta nel rispetto degli obblighi di conservazione previsti dalla legge.
Contatti:
GeobadgeSito web: https://geo-badge.com/ Email: info@geobadge.com
COMUNICATO STAMPA – CONTENUTO PROMOZIONALE
Responsabilità editoriale di Geobadge
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